Temeljem aktualnih priprema za provedbu izvještajnih sjednica skupština vatrogasnih organizacija na svim razinama, stručna služba Zajednica pripremila je naputak s priloženih 20-tak dokumenata koji će vatrogasnim organizacijama poslužiti kao pomagalo i pojednostavniti obveze vezane uz pripremu sjednica skupština.
Cjelokupan sadržaj dopisa Zajednice s privicima donosimo u nastavku.
Broj: 83/2015
Varaždin, 26. 01. 2015. god.
– VATROGASNIM ZAJEDNICAMA GRADOVA
– VATROGASNIM ZAJEDNICAMA OPĆINA
– SAMOSTALNIM DVD-IMA
– svima –
Predmet: Aktualnosti iz rada vatrogasnih organizacija
– dokumentacija, dostavlja se;
Poštovani,
temeljem aktualnih priprema za provedbu izvještajnih sjednica skupština vatrogasnih organizacija na svim razinama, u nastavku navodimo nekoliko pojedinosti za koje vjerujemo da će Vam kao svojevrstan naputak pojednostavniti Vaše obveze vezane uz pripremu sjednica skupština.
Cjelokupan sadržaj ovog naputka kreiran je u 6 dijelova, kako slijedi:
1. Općenito o izvještajnim sjednicama skupština;
2. Donošenje novih Statuta vatrogasnih organizacija;
3. Upis u registar neprofitnih organizacija RH;
4. Osposobljavanje vatrogasnih kadrova u školskoj godini 2014./2015.;
5. Ažuriranje planova zaštite od požara gradova i općina;
6. Dostava izvješća o radu u 2014. godini.
1. OPĆENITO O IZVJEŠTAJNIM SJEDNICAMA SKUPŠTINA
Sukladno Statutu i redovitim aktivnostima naših vatrogasnih organizacija, podsjećamo Vas kako je početkom 2015. godine potrebno održati redovitu godišnju izvještajnu sjednicu Skupštine.
S obzirom na odredbe Zakona o udrugama te uobičajeni tijek termina održavanja izvještajnih sjednica Skupština, pozivamo Vas da iste održite prema sljedećem naputku:
dobrovoljna vatrogasna društva: do konca ožujka 2015. godine,
vatrogasne zajednice gradova i općina: do konca travnja 2015. godine,
Vatrogasna zajednica Varaždinske županije: do konca svibnja 2015. godine.
Opći obrazac poziva za sjednicu nalazi se u privitku, no njegove korekcije mogu se prilagoditi u skladu s potrebama organizacije (izbor/promjena pojedinih članova radnih tijela, dodjela priznanja i odlikovanja, primanje novih članova i sl.).
2. DONOŠENJE NOVIH STATUTA VATROGASNIH ORGANIZACIJA
Najkasnije do 30. rujna 2015. godine potrebno je donijeti novi Statut, kao temeljni i najvažniji opći akt svake udruge, a kojeg je stručna služba Vatrogasne zajednice Varaždinske županije pripremila za dobrovoljna vatrogasna društva i vatrogasne zajednica gradova/općina u suradnji s Hrvatskom vatrogasnom zajednicom i Službom za opću upravu Varaždinske županije.
U privitku ovog dopisa nalazi se i Naputak Hrvatske vatrogasne zajednice DVD-ima i vatrogasnim zajednicama za usklađenje s novim Zakonom o udrugama (NN 74/2014) i Zakonom o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN 121/14), kao zakonskim aktima zbog kojih je zapravo potrebno provesti niz administrativnih aktivnosti radi usklađivanja rada udruga s pozitivnim zakonskim propisima.
Napominjemo kako su kao temelj za izradu novih predložaka statuta korišteni predlošci izrađeni od strane naše stručne službe tijekom 2012. godine, s obzirom da držimo kako isti ponajviše odgovaraju aktualnim kretanjima odnosno strateškim i strukovnim usmjerenjima razvoja vatrogasne djelatnosti. Vjerujemo kako priloženi predlošci novih statuta zasigurno odgovaraju većini vatrogasnih organizacija, no svaka organizacija ima pravo i mogućnost dodatno razraditi pojedine odredbe u skladu s vlastitim specifičnim potrebama.
Posebno se to odnosi na pitanje izbora osoba osoba za zastupanje (to su najčešće predsjednik i zapovjednik, no može biti i tajnik ili druga osoba po odluci Skupštine), izbora/imenovanja zapovjednika, tajnika ili drugih dužnosnika od strane Skupštine ili Upravnog odbora i sl.
Osnovne postavke Statuta nije moguće mijenjati s obzirom da je djelovanje svake pojedine vatrogasne organizacije vezano uz sustav koji ima hijerarhiju s više razina i ukupno više od 2000 pravnih subjekata.
Imenovanje likvidatora prema predlošku statuta provodi Upravni odbor (u DVD-u) odnosno Predsjedništvo (u VZO/VZG). Bez obzira na navedeno, predlažemo da ovog puta to imenovanje također provede Skupština, odmah nakon donošenja novog statuta. Time će se provesti i ta zakonska obaveza odmah na sjednici Skupštine (Skupština je više tijelo od Upravnog odbora odnosno Predsjedništva te može preuzeti donijeti odluke iz njihove nadležnosti), s ciljem dostave jednog jedinstvenog zapisnika sa sjednice Skupštine kao priloga Zahtjevu za upis promjena u registru udruga.
Likvidatorom se može imenovati fizička ili pravna osoba i koja se kao likvidator upisuje u registar udruga (podaci o toj osobi navode se potom u Zahtjevu za upis promjena u registru udruga, poželjno istom kojim se prijavljuje novi statut organizacije). Likvidator ne mora biti član udruge, odnosno to može biti fizička osoba koja je pravne ili ekonomske struke. Istu dužnost može provesti i jedinica lokalne samouprave (grad ili općina), vatrogasna zajednica više razine, itd.).
U zapisniku sa sjednice Skupštine na kojoj se donosi novi statut potrebno je pod točkom „Donošenje Statuta“ navesti i promjenu adrese sjedišta ukoliko se dosad radilo o kućnom broju “bb”, s obzirom da isto više ne postoji (od posljednjeg popisa stanovništva 2011. godine).
Po donošenju novog Statuta potrebno je podnijeti zahtjev za upis promjena pri Uredu za opću upravu (Ispostave Ivanec, Ludbreg, Novi Marof, Varaždin) najkasnije u roku od 60 dana od održavanja sjednice skupštine. Pritom je potrebno priložiti:
– obrazac „Zahtjev za upis promjena u Registar udruga RH“ (2 primjerka),
– statut (2 primjerka),
– zapisnik (1 primjerak),
– fotokopiju osobnih iskaznica za ovlaštenu/e osobu/e i likvidatora, s time da za likvidatora treba i OIB (na fotokopiju osobne iskaznice može se napisati OIB likvidatora),
– državni biljeg od 70,00 kn.
U slučaju bilo kakvih nejasnoća glede sadržaja priloženog predloška novih Statuta molimo kontaktirati ured Zajednice.
3. UPIS U REGISTAR NEPROFITNIH ORGANIZACIJA RH
Sukladno članku 34. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN 121/14), sve neprofitne organizacije dužne su ispuniti obvezu upisa u Registar neprofitnih organizacija.
Stoga nakon upisa u Registar udruga, dobivene obavijesti o razvrstavanju od Državnog zavoda za statistiku te otvaranja žiro računa u poslovnoj banci udruga je obvezna podnijeti zahtjev za upis u Registar neprofitnih organizacija koji vodi Ministarstvo financija. Ovo ne vrijedi samo za novoosnovane, već i za ranije osnovane neprofitne organizacije. Stoga nije potrebno čekati novo rješenje o upisu u Registar udruga (s prihvaćenim novim statutom), već se može priložiti dosadašnje važeće rješenje.
Zahtjev se podnosi putem “RNO obrasca” koji, s uputama za popunjavanje, prilažemo ovom dopisu.
Ispunjen i ovjeren RNO obrazac dostavlja se najkasnije do 30. ožujka 2015. godine poštom na adresu:
Ministarstvo financija
Služba za državno računovodstvo i računovodstvo neprofitnih organizacija
Katančićeva 5
10 000 Zagreb
Upis u Registar neprofitnih organizacija uvjet je za dobivanje sredstava iz državnog proračuna, proračuna jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave i drugih javnih izvora.
Isto tako, sredstva iz proračuna Vatrogasne zajednice Varaždinske županije odnosno gradskih i općinskih vatrogasnih zajednica ne mogu biti doznačena organizacijama koje nisu upisane u spomenuti registar.
Ovim putem podsjećamo Vas kako prema članku 9. Zakona o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija od 1. siječnja 2015. godine svaka vatrogasna organizacija mora razmotriti način dosadašnjeg vođenja svog financijskog poslovanja te:
a) voditi knjigovodstvo po načelu dvojnog knjigovodstva, a prema rasporedu računa iz računskog plana za neprofitne organizacije, ili
b) voditi jednostavno knjigovodstvo uz primjenu novčanog računovodstvenog načela. Ukoliko postoje objektivni uvjeti da organizacija vodi jednostavno knjigovodstvo (što znači da je vrijednost imovine neprofitne organizacije na kraju svake od prethodne tri godine uzastopno manja od 230.000,00 kuna (potrebno je napraviti objektivnu inventuru imovine, uključujući procjenu vrijednosti vlastitog objekta, vozila i druge vatrogasne tehnike) i da je godišnji prihod neprofitne organizacije u svakoj od prethodne tri godine uzastopno manji od 230.000,00 kuna godišnje), zakonski zastupnik neprofitne organizacije (predsjednik) mora donijeti Odluku o vođenju jednostavnog knjigovodstva i primjeni novčanog računovodstvenog načela (obrazac ove odluke nalazi se u prilogu ovog dopisa).
4. OSPOSOBLJAVANJE VATROGASNIH KADROVA U ŠK. GOD. 2014./2015.
U školskoj godini 2014./2015. proveden je dio planiranih programa osposobljavanja i usavršavanja dobrovoljnih vatrogasaca, dok će veći dio planiranih programa biti proveden tijekom narednih nekoliko mjeseci.
Pozivamo Vas da razmotrite priloženu tabelu s prikazanim planom potreba glede osposobljavanja i usavršavanja, a na kojima su naznačeni termini provedbe pojedinih programa s brojem polaznika te o istom izvijestite članstvo dobrovoljnih vatrogasnih društava na Vašem području.
5. AŽURIRANJE PLANOVA ZAŠTITE OD POŽARA GRADOVA/OPĆINA
U privitku dopisa dostavljamo Vam naputak za provedbu ažuriranja planova zaštite od požara gradova odnosno općina, a koje je potrebno redovito provoditi radi korektnosti podataka koji su uključeni u ovaj iznimno važan dokument za vatrogastvo svakog grada odnosno općine. Naglašavamo da pri izradi planova rada i financijskih planova, a poglavito plana nabave vatrogasne opreme i osposobljavanja vatrogasnih kadrova, kao temelj treba koristiti upravo plan zaštite od požara.
6. DOSTAVA IZVJEŠĆA O RADU U 2014. GODINI
Tijekom proteklih nekoliko godina ustaljeno je redovito izvješćivanje Vatrogasne zajednice Varaždinske županije o radu udruženih vatrogasnih zajednica i samostalnih DVD-a o radu kroz proteklu godinu, koristeći pritom standardizirane obrasce!
Vjerujemo kako nije potrebno spomenuti da su ta izvješća zapravo i osnova izvješća koje iste organizacije prezentiraju na svojim sjednicama skupština. Stoga Vas pozivamo da nam na priloženim obrascima dostavite:
a) Izvješće o izvršenim preventivnim pregledima i ostalim preventivno-informativnim aktivnostima za 2014. god.,
b) Izvješće o održanim vatrogasnim natjecanjima na području grada/općine u 2014. god.,
c) Statistički list za sva dobrovoljna vatrogasna društva i VZG/VZO za 2014. godinu.
Ove je obrasce potrebno popuniti te dostaviti u Ured Zajednice najkasnije do 15. veljače 2015. godine.
S poštovanjem,
Županijski vatrogasni zapovjednik: Predsjednik Vatrogasne zajednice
………………………………………………………………………………………………Varaždinske županije:
…Stjepan Kovaček, dipl. ing. …………… Nedeljko Vukalović, bacc. med. techn.
U privitku:
a) Predložak poziva na sjednicu Skupštine DVD-a,
b) Predložak poziva na sjednicu Skupštine VZO/VZG,
c) Naputak Hrvatske vatrogasne zajednice DVD-ima i vatrogasnim zajednicama za usklađenje s novim Zakonom o udrugama (NN 74/2014) i Zakonom o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN 121/14),
d) Predložak Statuta dobrovoljnog vatrogasnog društva,
e) Predložak Statuta vatrogasne zajednice grada/općine,
f) Predložak zapisnika sa sjednice Skupštine DVD-a na kojoj je provedeno donošenje Statuta i imenovanje likvidatora,
g) Predložak zapisnika sa sjednice Skupštine VZG/VZO na kojoj je provedeno donošenje Statuta i imenovanje likvidatora,
h) Obrazac „Zahtjev za upis promjena u Registar udruga RH” (s već popunjenim poljima vezanim uz ciljeve i djelatnost udruge),
i) “RNO obrazac” za prijavu u Registar neprofitnih organizacija,
j) Upute za popunjavanje “RNO obrasca”,
k) Predložak “Odluke o vođenju jednostavnog knjigovodstva i primjeni novčanog računovodstvenog načela” (za organizacije koje odluče voditi jednostavno knjigovodstvo),
l) Tabela – Skupni pregled prijavljenih kandidata za osposobljavanje i usavršavanje,
m) Naputak za ažuriranje planova zaštite od požara gradova/općina,
n) Obrazac izvješća o izvršenim preventivnim pregledima i ostalim preventivno-informativnim aktivnostima u 2014. godini,
o) Obrazac izvješća o održanim vatrogasnim natjecanjima u 2014. godini na području grada/općine,
p) Obrazac statističkog lista DVD-a za 2014. godinu,
q) Obrazac statističkog lista VZO/VZG za 2014. godinu.